Kennst du das? Wiederkehrende Aufgaben im Backoffice, die Zeit fressen, aber keinen echten Mehrwert bringen: Kunden im System anlegen, Mails verschicken, Aufgaben zuweisen, Rechnungen schreiben… Vieles davon wiederholt sich ständig, ist manuell und fehleranfällig. Genau hier setzt Automatisierung an. Ich konnte bereits rund 80% meiner internen Verwaltungsaufgaben im Büro automatisieren – auch einige meiner Kunden unterstütze ich dabei. In diesem Artikel zeige ich dir, was du alles automatisieren kannst und wie du die Automatisierung mit Make.com angehst.
Was ist Make.com – und noch wichtiger: was kann Make.com?
Make.com ist eine Automatisierungsplattform, mit der man verschiedene Apps und Webtools miteinander verknüpfen kann. Da sie nach einem No-Code-Prinzip arbeitet, sind für die Nutzung keine Programmierkenntnisse nötig. Wenn du dachtest, für Automatisierung müsste man IT-Profi sein, habe ich gute Neuigkeiten für dich: Das ist mit Make nicht der Fall!
In nur wenigen Klicks kannst du Workflows erstellen. Fertige Workflows (Szenarien) können dann automatisch Aufgaben für dich übernehmen. Dabei arbeitet Make mit simplen Wenn-dann-Regeln: „Passiert x, löse ich y aus.“
Um die Automatisierung auf ein neues Level zu heben, ist Make.com mit zahlreichen Tools kompatibel. So wird es zur Automatisierungsschnittstelle, die für rundum strukturierte Abläufe sorgt.
Mit welchen Apps ist Make.com kompatibel?
Make.com unterstützt mehr als 1000 verschiedene Tools – von gängigen Business-Apps bis hin zu spezialisierten Nischenlösungen. Besonders praktisch: Du kannst sowohl große Standardlösungen als auch kleine Webtools miteinander verbinden.
Business & Office
– Google Workspace (Gmail, Sheets, Calendar)
– Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams)
– Notion, ClickUp, Trello, Asana
CRM & Kundenmanagement
– HubSpot, Pipedrive, Salesforce
– Airtable, Monday.com
Buchhaltung & Finanzen
– lexoffice, Sevdesk, FastBill
– Xero, QuickBooks
– DATEV (über Drittanbieter-Schnittstellen)
Marketing & Kommunikation
– Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign
– Slack, Discord, Telegram, Superchat
– Meta (Instagram, Facebook), LinkedIn, Twitter/X
E-Commerce & Webshop
– Shopify, WooCommerce
– Stripe, PayPal
– Etsy, eBay
Formulare & Umfragen
– Typeform, Google Forms, Jotform
– Paperform, Tally
War´s das schon?
Die Liste kompatibler Tools ist natürlich deutlich länger, aber nicht unbedingt für jeden Unternehmer ausreichend… Deshalb kannst du per Webhook oder API nahezu jedes Tool integrieren, das eine Schnittstelle hat – selbst wenn es nicht offiziell gelistet ist.
Ein einfaches Beispiel zur Automatisierung mit Make.com aus meinem Büroalltag
Ich hasse es, viel Zeit an stupiden Aufgaben zu sitzen, die sich ständig wiederholen. Darum wickle ich inzwischen zahlreiche standardisierte Prozesse über Make ab. Hier findest du ein ganz simples Beispiel, das mir monatlich ein paar Stunden Zeit einspart:
Sobald ein Kontakt in meinem CRM (HubSpot) den Status „Kunde“ erhält, startet Make automatisch folgende Kette:
- Der Kontakt wird in meiner Zeiterfassung angelegt
- Die Buchhaltung bekommt die nötigen Kundenstammdaten
- Eine Willkommensmail geht raus
- Aufgaben werden meinem Team zugewiesen
- Die Zeiterfassung ist bereit, Auftragsstunden zu erfassen
All das läuft vollautomatisch. Früher habe ich dafür locker eine Stunde pro neuen Kunden gebraucht. Heute kosten mich diese Vorgänge nicht mehr als 15 Minuten – manuelle Prüfung inklusive.
Warum automatisierte Prozesse dein Office entlasten
Sinnvolle Automatisierung finde ich spitze. Nicht (nur), weil ich Technik und IT spannend finde, sondern weil ich meine Zeit sinnvoll nutzen will. Die typischen Verwaltungsaufgaben im Unternehmen sind oft kleinteilig, monoton und fehleranfällig. Mit automatisierten Prozessen:
- reduzierst du manuelle Eingaben (kein Copy & Paste und Toolwechsel mehr),
- vermeidest du vergessene Schritte oder falsche Daten,
- sparst du Zeit, Geld und Nerven.
Das Ergebnis: Ich habe den Kopf frei für Strategie, Kundengespräche und Wachstum statt für Tools, Tabellen und To-dos. Alles, was du zum Thema Backoffice-Automatisierung wissen musst, habe ich in diesem Artikel genauer erklärt:
Effizienter arbeiten: Automatisierung im Büro
Diese Prozesse habe ich erfolgreich mit Make automatisiert
In meinem Business setze ich als Office Managerin von Anfang an auf Automatisierung. Trotzdem habe auch ich klein angefangen. Stück für Stück konnte ich einzelne Prozesse automatisieren. Was mir fehlte, war die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Tools – eine Schaltzentrale, die für maximale Synchronisation im Büro sorgt. Mit Make habe ich diese Schaltzentrale gefunden. Diese Aufgaben erledigen sich nun ganz nebenbei:
- Onboarding neuer Kunden
- Rechnungsstellung & Buchhaltung
- Newsletter und E-Mail-Marketing
- Projektmanagement
- Zeiterfassung
Viele dieser Prozesse laufen heute in meinem Büro nahezu ohne mein Zutun – ich überprüfe lediglich finale Schritte.
Diese Dinge kann man nicht mit Make.com automatisieren
Natürlich ist nicht alles automatisierbar – und das ist auch gut so. Ich finde: Entscheidungen mit Kontextverständnis gehören in menschliche Hände.
Diese Dinge kann man nicht automatisieren:
- individuelle Kundenberatung
- Einzelfallentscheidungen
- kreative Prozesse wie Strategie oder Marketing
Aber: Wenn man 80 % automatisieren kann, bleibt einfach so viel mehr Zeit für die restlichen 20 %! Und es sind genau diese 20%, die über wichtige Dinge wie Kundenzufriedenheit, Umsatzsteigerung, Unternehmenswachstum, gute Geschäftsentscheidungen und nachhaltigen Erfolg entscheiden.
Erste Schritte in Make.com – so einfach startest du deine erste Automatisierung
Wenn du neu bei Make.com bist, wirkt das Interface im ersten Moment vielleicht komplex. Aber keine Sorge: Der Einstieg ist deutlich einfacher als es aussieht.
1 – Definiere eine kleine Aufgabe, die du regelmäßig erledigst
Der Schlüssel liegt darin, nicht gleich das ganze Unternehmen zu automatisieren, sondern mit einer einfachen, nervigen Wiederholungsaufgabe zu beginnen. Zum Beispiel:
- Jemand füllt ein Formular aus → du bekommst automatisch eine Slack-Nachricht
- Ein neuer Kontakt in deinem CRM → automatisch zur E-Mail-Liste hinzufügen
2 – Registriere dich kostenlos bei Make.com
Make bietet einen kostenlosen Einstiegstarif, mit dem du viele Prozesse testen kannst. Die Registrierung dauert nur wenige Minuten. Danach kannst du direkt dein erstes Szenario in Make.com anlegen.
3 -Verknüpfe Tools, die du automatisieren möchtest
Bevor du dein erstes Szenario bauen kannst, musst du Zugriff auf die Tools erlauben, die in deinem Prozess eine Rolle spielen sollen. Das funktioniert einfach über sogenannte „Verbindungen“:
- Klicke auf „Connections“ oder direkt im Modul auf „Add“, wenn du beispielsweise Slack nutzen möchtest.
- Melde dich mit deinem jeweiligen Tool-Zugang an und erlaube Make die Verbindung (Keine Sorge: Du kannst Berechtigungen jederzeit widerrufen oder anpassen).
- Sobald deine Tools verbunden sind, kannst du sie in Szenarien verwenden.
4 – Baue dein erstes Make-Szenario
In Make heißen Automatisierungen „Szenarien“. Du baust sie dir wie eine Prozesskette zusammen – Schritt für Schritt, ganz ohne Code:
- Modul 1: Wähle den Auslöser – zum Beispiel „neue E-Mail in xy“ oder „neuer Eintrag in Google Sheets“
- Modul 2: Lege fest, was passieren soll – zum Beispiel „Slack-Nachricht senden“
- Optional: Füge Filter, Bedingungen oder weitere Schritte ein – ganz nach Bedarf
- Make zeigt dir dabei grafisch an, wie deine Schritte miteinander verbunden sind. So kannst du prüfen, ob die Zusammenhänge und Handlungsketten logisch sind.
5 – Teste dein Szenario live
Sobald du dein Szenario fertig gebaut hast, kannst du es direkt testen. Make führt den Prozess mit echten Daten aus (Beispiel Test-Eintrag für Newsletter). So kannst du sehen, ob alles wie gewünscht funktioniert.
Wenn alles klappt, kannst du das Szenario aktivieren. Von nun an läuft der Prozess vollautomatisch im Hintergrund.
Fazit zum Einstieg & Automatisierung mit Make.com
Du wirst überraschst sein, wie schnell du deine ersten Automatisierungen aufsetzen kannst. Außerdem wirst du feststellen, dass die größte Herausforderung etwas anderes ist – die Frage: Was soll ich automatisieren?
Mein Tipp: Gehe mit Bedacht vor und automatisiere nicht alles auf einmal. Erstmal musst du eine klare Struktur in deine Prozesse und Aufgaben bringen. Ist das passiert, kannst du Stück für Stück automatisieren – bis deine Schreibtischarbeit wie bei mir irgendwann (fast) komplett von alleine läuft.
Wenn du dein Office Management effizienter machen willst, aber dir die Automatisierung mit Make.com alleine nicht zutraust, unterstütze ich dich gerne dabei. Lass uns im unverbindlichen Kennenlerngespräch einen Blick auf deine Prozesse werfen und das perfekte Maß an Automation für dein Büro finden!
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Diese Fragen stellen mir meine Kunden zur Automatisierung mit Make.com
Was kann man mit Make.com machen?
Mit Make.com kann man über 1000 Tools wie Google Sheets, HubSpot, Trello, Active Campaign oder Lexware Office miteinander verknüpfen. Du erstellst visuelle Workflows (Szenarien), die Aktionen automatisch auslösen und über alle verbundenen Tools hinweg synchronisiert sind.
Reicht die kostenlose Testversion von Make.com?
Ja, zum Einstieg kannst du Make.com kostenlos nutzen. Dabei kannst du bis zu 1.000 Vorgänge im Monat automatisieren und erste einfache Szenarien bauen. Für komplexere Abläufe oder mehr Datenvolumen lohnt sich später ein Upgrade. Aber zum Testen, Verstehen und Loslegen reicht die kostenlose Version völlig aus.
Wie kann ich meinen Workflow mit Make.com automatisieren?
Wenn du einen Workflow automatisieren möchtest, starte mit einem klaren Ablauf, zum Beispiel: „Wenn Kunde X bucht, dann …“. Die Plattform arbeitet mit simplen Wenn-dann-Regeln. Baue diesen Ablauf als Szenario in Make nach. Wichtig: Teste jeden Schritt und halte ihn so einfach wie möglich.
Wie sicher ist Make.com bei der Datenverarbeitung?
Make.com legt viel Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Die Plattform erfüllt europäische Datenschutzstandards. Außerdem ist Make.com DSGVO-konform und bietet verschlüsselte Datenübertragung sowie transparente Logik bei Automatisierungen. Du selbst behältst die volle Kontrolle über Datenverarbeitung und Schnittstellen.
