Über Mich

Mehr Freiraum für das, was dein Business voranbringt

Du willst dich auf dein Unternehmen konzentrieren – nicht auf ständige Verwaltungsarbeit. Trotzdem fühlt sich dein Backoffice manchmal wie ein zweiter Vollzeitjob an, der dich Energie und Fokus kostet.

Ich bin Sabine Zay – Expertin für automatisierte Prozesse im digitalen Backoffice

Mit meinem Wissen helfe ich Geschäftsführern und Selbstständigen, diesen Druck aus dem Alltag zu nehmen. Gemeinsam schaffen wir Abläufe, die im Hintergrund laufen, damit du dich wieder den Aufgaben widmen kannst, die dein Business wirklich voranbringen. Mein Ziel ist, dass du dein Unternehmen führst – und nicht dein Unternehmen dich.

Wenn Verwaltungsarbeit zum zweiten Vollzeitjob wird

Vielleicht sieht dein Alltag so aus: Morgens startest du motiviert – und am Ende des Tages hast du wieder mehr Zeit im Backoffice verbracht als geplant.

Rechnungen aus einem System ziehen und in die Buchhaltung und ins Ablagesystem übertragen.
Stunden mit E-Mail-Organisation, Terminabsprachen und Nachfassen verbringen.
Immer wieder dieselben Informationen in verschiedene Tools einpflegen.
Aufgaben doppelt oder dreifach anfassen, weil Abläufe nicht klar geregelt sind.

Fazit: Deine wertschöpfenden Tätigkeiten verzögern sich, weil die Verwaltung dich ausbremst. Du schiebst wichtige Projekte vor dir her, weil dich das Tagesgeschäft in Beschlag nimmt. Am Ende bleibt oft das Gefühl, dass du zwar viel gearbeitet hast – aber nicht an dem, was dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Wenn dein Backoffice endlich von selbst läuft

Stell dir vor, dein Backoffice läuft im Hintergrund – leise, zuverlässig, ohne dass du ständig eingreifen musst. Du startest in den Tag mit Klarheit, statt mit einer Liste an Verwaltungsaufgaben.

Du bearbeitest Rechnungen nur noch einmal – und der Rest passiert automatisch.
Absprachen, Termine und Erinnerungen laufen ohne dein ständiges Nachfassen.
Deine Daten sind immer dort, wo du sie brauchst – ohne stundenlanges Suchen.
Du gewinnst täglich wertvolle Stunden zurück, die du in dein Kerngeschäft investieren kannst.
Du beendest deinen Arbeitstag, ohne dass nervige Verwaltungsaufgaben dich bis in den Feierabend begleiten.

Meine Geschichte

Warum ich die Richtige für dein digitales Backoffice bin

Ich bin Sabine Zay – Expertin für automatisierte Prozesse im digitalen Backoffice. Ich kenne beide Seiten: die Freude am Wachstum und den wachsenden Verwaltungsberg dahinter. Genau deshalb helfe ich heute Unternehmern dabei, ihre Abläufe so zu ordnen und zu automatisieren, dass wieder Raum für das Wesentliche entsteht.

Als mein Business wuchs, wurde ich zum Bindeglied zwischen Tools

Unser Kundenstamm ist stetig gewachsen und gleichzeitig ist die Anzahl der Mitarbeitenden gestiegen – und mit ihnen die Zahl der eingesetzten Systeme. Plötzlich habe ich Kundendaten manuell in zwei bis drei weitere Tools übertragen, damit Mitarbeitende weiterarbeiten konnten. Ich war nicht mehr Unternehmerin, sondern das menschliche Bindeglied zwischen Prozessen. Klar war: So wollte ich weder mich noch meine Assistentin beschäftigen.

Tiefer Einstieg statt Workarounds

Ich habe recherchiert, Optionen verglichen und mich bewusst für Make.com entschieden. Der Start war nicht „magisch“ – ich habe mir die ruhige Weihnachtszeit genommen, um mich Schritt für Schritt einzuarbeiten. Nach einigen Wochen hat es klick gemacht. Innerhalb weniger Monate habe ich fast alle wiederkehrenden Abläufe automatisiert und optimiere laufend weiter. Das Ergebnis: rund 80 Prozent weniger Verwaltungsaufwand, mehr Fokus und spürbar weniger Ballast im Arbeitsalltag.

Brücke zwischen Business und Technik

Bevor ich Unternehmerin wurde, habe ich als Business Analyst in der Softwareentwicklung gearbeitet – als Schnittstelle zwischen Anwendern und Entwicklern. Meine Aufgabe war es, Prozesse in eine Sprache zu übersetzen, die ein Entwicklungsteam in Software umsetzen kann. Gleichzeitig habe ich die Rückfragen des Entwicklungsteams mit den Anwendern geklärt – und so beide Seiten in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Diese Erfahrung prägt meine Arbeit bis heute: Ich weiß, wo Prozesse haken, wie Menschen Software erleben – und welche Schritte nötig sind, damit digitale Lösungen nicht neues Chaos erzeugen.

Erst Prozessklarheit, dann Digitalisierung

Digitalisieren allein beseitigt kein Chaos. Wenn Abläufe unklar sind, wird das Chaos digital. Deshalb starte ich immer mit einer strukturierten Analyse: Was ist der eigentliche Zweck? Welche Informationen werden wann, von wem, an welchem Ort benötigt? Erst wenn das klar ist, baue ich Automatisierungen mit Make.com, die verlässlich laufen, Schnittstellen sauber bedienen und deinem Team echte Entlastung bringen.

Mein Geschenk an dich

Weil ich dir zeigen möchte, wie einfach der Einstieg in die Automatisierung sein kann, habe ich einen Quick Win für dich vorbereitet: Den Rechnungs-Autopilot für Lexware Office – eine Vorlage, die du sofort nutzen kannst.

So arbeite ich mit dir

Analyse & Priorisierung

Wir identifizieren gemeinsam die Stellen mit dem größten Potenzial – klar, strukturiert, ohne unnötigen Fachjargon.

Umsetzung mit Make.com

Ich baue die Workflows, teste sie von Anfang bis Ende und sorge dafür, dass Systeme sauber miteinander arbeiten.

Stabilisierung & Übergabe

Du bekommst eine nachvollziehbare Dokumentation, klare Fallbacks und eine Übergabe, die dein Team wirklich befähigt.

Mein Ziel ist ein System, das dich jeden Tag trägt: Rechnungen nur einmal anfassen, Daten dort haben, wo sie gebraucht werden, und wiederkehrende Tätigkeiten einem „unsichtbaren Team“ aus Software überlassen. So gewinnst du Zeit für strategische Entscheidungen und wertschöpfende Arbeit – statt für Copy-Paste.

Warum das für dich zählt:

Ich habe genau die Probleme in meinem Unternehmen gelöst, die dich heute ausbremsen: manueller Transfer zwischen Tools, endlose Nacharbeiten, fehlende Verzahnung. Ich bringe die Kombination aus unternehmerischem Blick, Prozessverstand und technischer Umsetzung mit – und arbeite so, dass Ergebnisse tragfähig sind und dir dauerhaft mehr Freiraum bringen.

So kann ich dich unterstützen:

Von der Analyse bis zum laufenden System – alles aus einer Hand

Mein Angebot umfasst den kompletten Weg zu deinem automatisierten Backoffice: Wir starten gemeinsam mit einer strukturierten Analyse deiner Abläufe und identifizieren die größten Hebel. Anschließend setze ich die passenden Automatisierungen mit Make.com so um, dass sie reibungslos laufen und dein Team entlasten. Zum Abschluss begleite ich dich in einer Nachbetreuungs- und Übergabephase, bis dein System stabil im Alltag integriert ist.

Starte jetzt in ein stressfreieres Backoffice

Jede Woche, die du mit unnötigen Verwaltungsaufgaben verbringst, kostet dich Zeit und Energie. Lass uns das ändern – mit einem klaren Plan und einem System, das für dich arbeitet.

Lieber noch ein bisschen stöbern?

Hier findest du meine aktuellsten Blogartikel:

Make.com vs. Mensch: Wann lohnt sich Automatisierung wirklich?

Automatisierung mit Make.com – was ist möglich?

Effizienter arbeiten: Automatisierung im Büro

Bereit, es selbst auszuprobieren?

Automatisierung beginnt nicht mit großen Projekten, sondern mit dem ersten kleinen Schritt. Hol dir meinen Rechnungs-Autopilot für Lexware Office für 0€ und erlebe selbst, wie viel leichter Buchhaltung werden kann.